Quittance de loyer : les obligations du propriétaires

La quittance de loyer : qu’est-ce que c’est ?

La quittance de loyer est un récépissé indiquant que le locataire est en règle avec le versement du montant de son loyer défini dans le contrat de bail. La quittance de loyer est établie par le bailleur ou son mandataire, si la gestion locative a été confiée à une agence immobilière ou un administrateur de biens.

La quittance de loyer doit être clairement distinguée de l’appel de loyer qui est envoyé tous les mois pour rappeler au locataire ses engagements vis-à-vis du loyer. L’envoi de l’appel de loyer intervient quelques jours avant la date d’échéance alors que la remise de la quittance de loyer n’est effectuée qu’après le paiement.

À quoi sert la quittance de loyer ?

Faisant office de justificatif de domicile, les quittances de loyer peuvent dans de nombreuses situations s’avérer très utiles pour le locataire. Par exemple, les quittances de loyer lui seront demandées par la CAF (caisse d’allocations familiales) pour constituer son dossier de demande d’allocations logement tel que l'aide personnalisée au logement (APL), l'allocation de logement familiale (ALF) et l'allocation de logement social (ALS). De même, les trois dernières quittances de loyer seront nécessaires lors de la recherche d’un nouveau logement. Elles viendront en complément des pièces d’identité, contrat de travail, bulletins de salaire, avis d’imposition, nécessaires à l’élaboration du dossier de candidature et à la signature du nouveau bail.

La quittance de loyer fait-elle partie des obligations du propriétaire ?

La transmission de quittances de loyer n’est ni obligatoire, ni automatique pour le bailleur. Elle ne devient une obligation que lorsque le locataire en fait la demande. À ce sujet, il est à noter que le locataire peut réclamer sa ou ses quittances de loyers tout au long du bail et même après sa résiliation.

Dans tous les cas de figure, le propriétaire a le devoir de fournir gratuitement ce document. Depuis l’entrée en vigueur de la loi ALUR, aucun frais d’impression, d’envoi ou de gestion ne peuvent être facturés. Il en va de même pour l’avis d’échéance.

Les sanctions en cas de refus de quittance de loyer

Ignorer volontairement la demande du locataire est considérée comme une faute entraînant le versement de dommages et intérêts pour compenser le préjudice subi par le locataire (tel que le refus d’une allocation logement en raison de l’absence de quittance). En revanche, le défaut de quittance n’est pas un motif recevable pour suspendre le versement du loyer et des charges.

Afin d’être en conformité avec les textes et éviter tous les désagréments énumérés plus haut, nous avons listé tous les éléments à faire figurer sur la quittance de loyer pour qu’elle soit valide.

Que doit mentionner la quittance de loyer pour être valide ?

Pour répondre aux critères de la loi du 6 juillet 1989, la quittance de loyer doit faire apparaître :

• le nom, le prénom et l’adresse du bailleur avec le code postal de la ville ;
• le nom, le prénom et l’adresse du locataire avec le code postal de la ville ;
• la date d’émission de la quittance ;
• le montant total du loyer avec une ligne pour le loyer et une ligne pour les charges (en chiffres et en toutes lettres) ;
• le détail des charges ;
• la période à laquelle se réfère le règlement ;
• les sommes encore à percevoir, en cas de non-règlement partiel de loyers.

Comment faire parvenir la quittance de loyer au locataire ?

En règle générale, la quittance de loyer est envoyée directement par courrier au locataire. Depuis la promulgation de la loi du 6 juillet 1989, il est aussi possible de la transmettre par voie dématérialisée (courrier électronique), si le locataire a donné son accord exprès.

La quittance de loyer n’est pas un acte formel, elle se rédige comme une simple lettre sur papier libre. Pour simplifier cette démarche, de nombreux modèles à compléter sont disponibles sur Internet ou dans le commerce.

Les cas particuliers où la quittance de loyer ne s’applique pas

Sachant que la quittance de loyer n’est délivrée qu’après le versement intégral du loyer, que se passe-t-il si le locataire n’a payé que partiellement son loyer ?

Lorsque le versement n’est que partiel, le propriétaire délivre à son locataire un reçu de paiement partiel de loyer à la place de la quittance. Aucune mention spécifique n’est exigée pour l’établissement de ce reçu.

De même, on ne parle plus de quittance de loyer, mais de reçu d’indemnité d’occupation lorsque le locataire ne quitte pas le logement alors que le bail est résilié. Dans cette hypothèse, le propriétaire reçoit une indemnité d’occupation de la part du locataire, devenu occupant sans droit ni titre.

Cette configuration peut aussi se retrouver au sein d’une indivision, lorsqu’un des indivisaires occupe de façon exclusive un bien appartenant à l’indivision. L’indemnité d’occupation doit être versée jusqu’au partage du bien pour compenser la perte des fruits et revenus subis par l’indivision.